在国际交流部推行工作日志一年多来，我感受最深的有三点：

一、工作日志的推行，促成了员工养成良好的工作习惯，充分调动了员工积极性。

1、养成良好的工作习惯。工作日志主要记录整个签证受理过程中每一项工作内容，如咨询、填表、照会、核对户口本、受理、审核、接听电话等，并针对一些容易出错的环节，进行有意识地跟踪，反馈。每个月例会进行交流、探讨，共同学习。工作日志贯穿签证全过程。 原先在部门内强制性执行，柜台的员工由柜台的副经理负责检查、落实。由专人每天一报、每月一汇总，每月一例会进行针对性地讨论和沟通，经过公开、自由的讨论，逐步形成了自我检查、互查互检制度。试行工作日志以来，每位员工失误率明显下降，效果显著。渐渐地被每个员工认可、接受，慢慢地融入每位员工工作过程，员工养成了每日记工作日志的习惯。

2、自觉落实签字的工作习惯。我们一直试图寻找签证工作中的薄弱环节。在签证材料交接过程中，多一次材料交接就多一次产生错误的可能。为了降低失误，我们尽最大限度缩减了材料交接环节。但把好不可或缺的交接是减少工作失误的关键。确立每次材料交接须由两个经办人员签字确认。一旦签字验收了，产生的错误一目了然。我仔细地统计了每一份签证材料从受理到护照发放的整个过程，至少有不少于15人次的签字确认。办案单咨询、填表和受理1、2、3；对户口本、身体证、营业执照等盖章、签字确认4；每天前后台材料交接5、6；部门经理或副经理对材料审核，确认签字7；总经理助理再核8；材料整理后由两人清点交验后再打包投寄9、10。并把寄送单以EMAIL发给广州办事处。这里没有统计广办与日本驻广州总领事馆交接过程的各种签字。广办寄回护照必须有两人以上签字11、12；收到护照后查检每本护照后录入电脑，与柜台发放护照人员交接签字13、14；发放护照让客人在签收本上签字15；每日发放护照的人员制作每日的护照收发汇报表16。这是常规的签证受理过程的签字。如果有的客人补充材料，在办案单上还得签字17；如果日本领事馆追加材料需要通知、回复、收材料都得签字18、19、20。如临时帮忙发放护照的，还得在回执单上签上自己的姓名21。等等。签字确认成为必不可少的环节。交接签字制度的落实，树立每位员工的工作责任感，明确了责任的界限。

二、形成有效的监督机制，保证规范操作，实现“零”差错。

在整个日本签证受理流程中，每个员工所做的仅是流水作业过程中的一个环节。目前国际交流部实行前后台副经理每月轮岗制，柜台咨询员与受理员每日轮换制，岗位AB角更换，在受理签证的全过程中，每个员工都有机会在上下游担负不同的岗位角色。推行工作日志，每个员工在受理签证过程中不仅要做好本职工作还负责为上游的员工查检，记录，及时地帮助改正。因此每接收一次签证的过程，就是一次反复循环检查、核对，并不断改正失误的过程。工作日志即是对这全过程的记录。国际交流部所有员工包括部门经理的工作都是透明公开的，每个工作失误、过错都有记录。因为工作严谨的日馆工作人员对送入日馆的签证材料一旦发现差错，就立即通知退件。交叉审核，相互纠错，时刻处于被监督的情形下，员工的工作压力、责任感油然而生，工作起来就不得不认真。这种良性有效的监督机制逐步形成，保证员工严格按照规范、要求操作，接待每位顾客，处理每份签证。签证办理过程中，交接签字制度的落实，形成有效的相互监督，相互提醒，能及时发现问题，及时改正，确保签证工作“零”差错的实现。

三、有利于培育团队意识，在部门形成良性互助的团队氛围。

国际交流部实行轮岗制以及AB角岗位制，每日一岗一日志，每月一会一汇总，在操作受理签证的全过程中，每个员工都有机会在上下游担负不同的岗位角色。每个员工在受理签证过程中不仅要做好本职工作还负责为上游的员工查检，记录，及时地帮助改正。于是形成了一个反复循环检查、核对，对可能出现的失误进行不断改正的过程。今天你有义务、责任帮助上游的员工把关，帮他补缺补漏，明天你就需要你的工作同伴帮你把关了。为了完成签证材料“零”失误的共同目标，员工之间互帮互助，有利于培育团队合作意识。

实行AB角岗位轮换制，保证了正常的工作运转，当A角请假或出差等不在岗时，A角的工作由B角担当。同时，也能培养员工工作能力多样化，A角员工必须熟练掌握A、B角的业务技能，甚至有时还要掌握其它更多的业务技能。

在每月的例会上，对各自不同的处理问题或疑难问题，每位员工在平等、民主氛围下公开探讨，交流各自不同的观点、看法。分享遇到的疑难问题与处理疑难问题的全过程，大家集思广益出谋划策，共同解决。在这一过程中，员工相互帮助、相互学习，有助于提高业务技巧和水平。有助于员工提高全面素质，深入理解工作，培养发现问题的能力，总结经验。公开、平等的民主氛围中，有利于发挥每个伙伴的主观能动性，有助于逐步形成良性互动互助的团队氛围，增强团队合作意识。

十多年来，国际交流部通过不断进取，严格按规范操作，共同努力，赢得了日本驻广州总领事馆的信任和肯定。我们将继续推行工作日志，进一步明确个人的岗位职责，调动员工的积极性和主动性，不断提高管理水平，推动业务发展。